El Borrador del Real Decreto sobre Facturación Electrónica anuncia un antes y después en las transacciones comerciales entre empresas y profesionales en España. Con el objetivo de reducir la morosidad, impulsar la digitalización y combatir el fraude fiscal, el Gobierno establece la obligatoriedad de la factura electrónica en operaciones B2B (Business to Business).
En este artículo, analizamos los aspectos clave del nuevo reglamento, con especial atención a:
- El formato UBL como estándar principal.
- Las medidas para combatir la morosidad.
- Plazos de adaptación para empresas.
Factura electrónica obligatoria en operaciones B2B
Hasta ahora la factura electrónica solo era obligatoria en relaciones con la Administración Pública (B2G). Con este Real Decreto, se extiende a todas las transacciones entre empresas y autónomos, con algunas excepciones:
- Facturas simplificadas (tickets), salvo las cualificadas.
- Sectores con sistemas propios (mercado eléctrico, gas, cámaras de compensación como IATA).
Sistema dual con plataformas privadas y solución pública
El sistema de facturación electrónica se va a componer de:
- Plataformas privadas que deberán cumplir con los requisitos técnicos y garantizar la interoperabilidad. Deben cumplir con la ISO 27001, soportar UBL y garantizar interconexión sin coste extra por conexión con otras plataformas.
- Solución pública gestionada por la Agencia Tributaria (AEAT). Será gratuita y usará UBL como formato estándar. Su funcionalidad será más limitada que las privadas.
Si no hay acuerdo entre empresas, se usará la solución pública por defecto.
Cómo la factura electrónica ayudará a reducir la morosidad
Uno de los grandes problemas en las transacciones B2B es el retraso en los pagos algo que afecta con especial dureza a las pymes. La nueva normativa introduce mecanismos para monitorizar y sancionar la morosidad:
- Comunicación obligatoria de estados de la factura
Los destinatarios deberán informar:
- Aceptación o rechazo comercial de la factura y su fecha.
- Pago efectivo completo de la factura y su fecha efectiva de pago.
El plazo efectivo de pago tomará como referencia la fecha de devengo, es decir la fecha en la que se entrega el bien o se presta el servicio. A partir de la fecha de devengo comenzará a correr el plazo legal de 30 días para proceder al abono de la factura. En el caso de que haya acuerdo entre las empresas este plazo es ampliable hasta los 60 días naturales.
El plazo máximo para declarar los estados de las facturas será de 4 días naturales (excluyendo fines de semana y festivos).
- La AEAT como repositorio central
- Todas las facturas (o copias fieles en UBL) se enviarán a la solución pública.
- La Agencia Tributaria cruzará datos para detectar incumplimientos de plazos de pago.
- Sanciones para empresas morosas
El Observatorio Estatal de la Morosidad Privada recibirá información de la AEAT para identificar empresas que superen los plazos legales (Ley 3/2004) y aplicar restricciones en acceso a subvenciones o contratación pública.
El formato UBL será el estándar para la factura electrónica
UBL (Universal Business Language) será el formato estándar. Este formato estructurado basado en XML está alineado con la norma europea EN 16931. Su adopción garantiza la interoperabilidad entre sistemas, la compatibilidad con otros formatos como Facturae (usado en B2G) y la trazabilidad de pagos y aceptación de facturas.
¿Qué otros formatos se admiten?
Además de UBL, las empresas podrán usar otros formatos:
- CII (formato de la ONU para facturas electrónicas).
- EDIFACT (estándar en comercio electrónico).
- Facturae (utilizado en la facturación pública española).
Sin embargo, la solución pública de la AEAT solo admitirá UBL, por lo que las plataformas privadas deberán garantizar la conversión.
Un sistema único con adaptaciones forales
El Real Decreto establece que la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) gestionará la solución pública de facturación electrónica. Sin embargo, reconoce la particularidad de los territorios forales:
- Euskadi y Navarra mantendrán sus competencias tributarias y la solución pública de facturación electrónica se aplicará en coordinación con las Haciendas Forales.
- Se establecerán acuerdos de colaboración entre la AEAT y las Diputaciones Forales vascas y la Comunidad Foral de Navarra para garantizar la interoperabilidad del sistema.
- Las administraciones forales tendrán acceso a la información de las facturas almacenadas en el repositorio central, en el ejercicio de sus competencias fiscales.
La normativa busca evitar duplicidades y garantizar que todas las empresas, independientemente de su ubicación, cumplan con los mismos requisitos de transparencia y control de la morosidad.
Por lo tanto, los sistemas TicketBai y Batuz sufrirán ciertas adaptaciones, pero esperamos que no supongan excesivos cambios en la gestión diaria actual de las empresas.
Cómo encaja con el Reglamento VERI*FACTU
El Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación o VERI*FACTU ha sido aprobado por el Real Decreto 1007/2023 y los obligados deberán estar preparados antes del 1 de enero de 2026.
El nuevo sistema VERI*FACTU afectará a todos los contribuyentes que desarrollen actividades económicas, con la excepción de los contribuyentes de los Territorio Forales y las empresas acogidas al SII.
No altera materialmente las obligaciones referidas a la facturación, pero sí hace incidencia en cómo deben ser los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF).
Los objetivos de la regulación son asegurar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación y estandarizar y asegurar la legibilidad de los registros producidos por los sistemas.
El sistema propuesto es bastante similar al de TicketBAI. El reglamento señala que las facturas deben incluir elementos de seguridad como un código QR para facilitar la verificación, la firma electrónica y la generación de un código Hash para los registros de facturación.
El borrador del Real Decreto sobre Factura Electrónica afecta a los intercambios B2B sin tener en cuenta al cliente final y obliga a declarar a Hacienda los estados de la factura. El reglamento VERI*FACTU hace incidencia en cómo deben ser los sistemas informáticos y en garantizar la inviolabilidad de las facturas emitidas.
El gran encaje entre las dos leyes será el referido a los plazos de envío de las facturas a Hacienda ya que estas tienen plazos diferentes El Reglamento sobre VERI*FACTU tiene dos modalidades de cumplimiento con respecto a la declaración de las facturas a Hacienda:
- Modalidad VERI*FACTU: envío automático de los registros a la AEAT. Remite un resumen estructurado de los datos de cada factura en el momento de su expedición.
- Modalidad NO VERI*FACTU: los registros no se envían y se conservan en el sistema informático a la espera de que hacienda los solicite. Estaremos sometidos a mayores controles y perderemos el derecho a ayudas relacionadas y servicios fiscales.
Por el contrario, la nueva normativa sobre Facturación Electrónica marca unos plazos de 4 días para remitir las facturas a la AEAT.
Tendremos que esperar para ver cómo se aclara esta situación y cómo se solucionan las contradicciones de ambas normativas.
Plazos de adaptación para empresas
El Real Decreto establece un calendario gradual:
| Tipo de empresa | Entrada en vigor | Requisitos adicionales |
| Facturación > 8M€ | 1 año tras aprobación | Durante el primer año, deberán adjuntar un PDF legible a las facturas electrónicas. |
| Facturación ≤ 8M€ | 2 años tras aprobación | Tienen 3 años para adaptarse a la comunicación de estados de factura. |
¿Qué deben hacer las empresas para adaptarse?
En el caso de los territorios forales parte del camino ya está andado. Las novedades más importantes son la nueva declaración de los estados de la factura y la gran relevancia que gana la fecha de devengo.
Para el resto de las empresas de España, incluidas las que ahora están en el SII, el cambio será mayor. Deberán escoger entre una plataforma privada que cumpla con la ISO 27001, soporte UBL y sea interoperable, o bien optar por la pública pero mucho más manual y sin opciones avanzadas.
Uno de los grandes cambios es la adaptación en la gestión diaria y la capacitación del equipo de administración y finanzas en el nuevo proceso.
Software fiscal diseñado por expertos
En Grupo Igarle, desarrollamos soluciones de software diseñadas para facilitar la gestión fiscal, automatizar procesos y garantizar el cumplimiento normativo sin sobresaltos.
Desarrollado por expertos: Nuestro software nace de la colaboración entre profesionales del ámbito tributario y especialistas en tecnología para lograr que nuestros clientes cumplan con sus obligaciones fiscales con garantía legal y adaptadas a sus necesidades reales.
Preparado para cambios normativos: Participamos activamente con las administraciones públicas para adelantarnos a las modificaciones legales.
Integración con administraciones públicas: Conectamos con la AEAT, las Haciendas Forales de Gipuzkoa, Bizkaia, Araba y Navarra, y organismos europeos como PEPPOL y ViDA.
MOGATID el conector universal
En Grupo Igarle ya contamos con MOGATID para dar respuesta a los nuevos requisitos del nuevo Real Drecreto sobre facturación electrónica. MOGATID es un sistema de interoperabilidad universal que admite formatos estándar UBL, Facturae, EDIFACT, ViDA, Peppol y otros. Además, desde hace más 10 años cumplimos con la ISO 27001 Certificación del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información de AENOR.
MOGATID es integrable con cualquier ERP o sistema de gestión, no solamente con los softwares ERP del grupo.
Te dejamos con el borrador completo del Real Decreto por el que se establece el régimen jurídico aplicable a la factura electrónica entre empresarios y profesionales y a las plataformas de intercambio de facturas electrónicas y por el que se modifica el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por el real decreto 1619/2012, de 30 de noviembre.