La factura electrónica obligatoria ya tiene fecha y marco normativo definitivo. El 1 de octubre de 2026 entra en vigor el desarrollo reglamentario de la Ley Crea y Crece, aprobado mediante el Real Decreto 238/2026, que establece la obligación de utilizar factura electrónica en las operaciones entre empresas y profesionales.

Este cambio supone un hito relevante en el proceso de digitalización empresarial en España. No se trata únicamente de sustituir el papel por documentos digitales, sino de implantar un sistema de facturación estructurado, trazable y plenamente integrado con los procesos administrativos, financieros y fiscales de las organizaciones.

Factura electrónica obligatoria en el ámbito B2B

La obligación de emitir factura electrónica se aplica a todas las operaciones entre empresas, autónomos y profesionales, es decir, al ámbito B2B. Cualquier organización que facture a otra empresa o profesional deberá adaptarse a este nuevo modelo dentro de los plazos establecidos.

Recordamos que las empresas que emiten facturas a las distintas Administraciones Públicas también están obligadas a emitir sus facturas en formato digital desde 2015.

Quedan excluidas:

• Las operaciones dirigidas a consumidores finales (B2C).
• Las facturas simplificadas o tickets.
• Las operaciones en las que alguna de las partes no tenga sede o establecimiento permanente en España.
• Otras posibles exenciones sectoriales que se determinen de forma específica.

Calendario de implantación escalonado

El reglamento establece un sistema de implantación gradual en función del volumen de facturación anual, con el objetivo de facilitar la adaptación de las empresas:

• Empresas con una facturación superior a 8 millones de euros: obligación a partir del 1 de octubre de 2027.
• Resto de empresas y autónomos: obligación a partir del 1 de octubre de 2028.

Aunque los plazos son amplios, la experiencia demuestra que la adaptación técnica y organizativa requiere tiempo, especialmente cuando la facturación está integrada con sistemas ERP, procesos de aprobación, contabilidad y control financiero.

Información obligatoria sobre el estado de la factura

Una de las principales novedades del nuevo reglamento es la obligación de informar electrónicamente sobre el estado de la factura a lo largo de todo su ciclo de vida. Este requisito introduce una trazabilidad completa que deberá reflejar:

• La emisión de la factura
• Su aceptación o rechazo por parte del destinatario
• El pago de la factura

Estos estados deberán comunicarse en un plazo máximo de cuatro días naturales, excluidos sábados, domingos y festivos nacionales, desde que se produzca cada evento.

Esta medida permite a las empresas mejorar el control de cobros y pagos y facilita a la Administración la verificación del cumplimiento de los plazos establecidos en la Ley de Morosidad. En la práctica, obliga a una gestión de la tesorería más ágil, precisa y digitalizada.

Formato de la factura electrónica obligatoria

El Real Decreto 238/2026 define la factura electrónica como un fichero estructurado de lectura automatizada. Esto implica que las facturas deberán permitir no solo su visualización, sino también la extracción automática de la información por parte de todos los sistemas que intervienen en su intercambio.

Los ficheros estructurados se diseñan específicamente para que las máquinas puedan leerlos y procesarlos sin errores, lo que agiliza su tratamiento y reduce la intervención manual. Este enfoque resulta clave para garantizar la interoperabilidad entre empresas, proveedores de software y la Administración.

El reglamento establece que la factura electrónica deberá ajustarse obligatoriamente al modelo semántico de datos EN16931 y utilizar alguna de las siguientes sintaxis:

• CII.
• UBL, con las adaptaciones necesarias para la facturación entre empresarios y profesionales.
• Mensaje EDIFACT de factura.
• Mensaje Facturae.

En consecuencia, las facturas en papel y los documentos en formatos no estructurados, como PDF, Excel o Word, dejarán de ser válidos cuando entre en vigor la obligación de facturación electrónica.

Este cambio supone también un impulso directo a la automatización de procesos y al ahorro de tiempo dentro de las empresas. De hecho, muchas grandes organizaciones ya utilizan formatos estructurados para facilitar la lectura automática de las facturas por parte del software contable y financiero.

Tecnología, automatización e inteligencia artificial

La factura electrónica obligatoria no debe entenderse únicamente como un requisito legal. Bien implementada, se convierte en una oportunidad para optimizar procesos internos, reducir errores y mejorar la eficiencia operativa.

La incorporación de inteligencia artificial permite automatizar tareas clave como la generación de facturas estructuradas, la validación de datos, el control de estados y la detección temprana de incidencias antes de que se conviertan en problemas legales o financieros. Además, la declaración de los estados de la factura puede ser de gran ayuda para controlar la morosidad.

En Grupo Igarle ya estamos trabajando en las adaptaciones necesarias al nuevo reglamento. Con el objetivo de que la gestión sea más ágil y eficiente, incorporaremos capacidades de inteligencia artificial que faciliten y optimicen los procesos de facturación.

Estas nuevas funcionalidades estarán disponibles en Nucleo NUX. Si todavía no has migrado a la nueva versión, es el momento de hacerlo para garantizar una transición ordenada y sin urgencias de última hora.

Verifactu y TicketBAI y los requisitos del software de facturación

La factura electrónica obligatoria convive con otras normativas clave que afectan directamente a los sistemas de facturación: Verifactu, el reglamento derivado de la Ley Antifraude y TicketBAI en el caso de Euskadi. Mientras la Ley Crea y Crece regula cómo se intercambian las facturas entre empresas, Verifactu y TicketBAI se centran en cómo deben generarse y conservarse desde el punto de vista técnico.

Estos marcos prohíben el uso de programas que permitan contabilidades paralelas o la modificación de facturas una vez emitidas, y refuerza el control de las diferentes Agencias Tributarias sobre los registros de facturación. En este contexto, emitir un simple PDF deja de ser suficiente si el sistema no garantiza la trazabilidad y la integridad de los datos.

Para cumplir con Verifactu y TicketBAI, el software debe asegurar que las facturas no sean alterables, que se conserven durante al menos cuatro años y que puedan ser leídas por otras empresas y por la AEAT o las Haciendas Forales. A nivel técnico, se exige la generación de identificadores encadenados, el uso de firma electrónica y la inclusión de un código QR en las representaciones gráficas de las facturas.

En la práctica, Verifactu y TicketBAI refuerzan una idea clave: la factura electrónica ha dejado de ser un documento para convertirse en un sistema de facturación seguro, controlado y plenamente alineado con la normativa fiscal.

Anticiparse al cambio

La factura electrónica obligatoria B2B es una realidad inminente que implica hacer cambios importantes en la forma en que gestionamos la facturación. Esperar al último momento puede generar problemas, costes adicionales y riesgos de incumplimiento.

La facturación se va a convertir en un proceso más automático y legal, y aunque no sea opcional, supone un salto hacia la digitalización y la seguridad financiera ante los impagos. El momento de actuar es ahora.