La forma en la que las empresas gestionan el registro horario va a sufrir cambios importantes con la nueva reforma del Estatuto de los Trabajadores cuya entrada en vigor se espera para verano de 2025.

En la reforma laboral de 2019 ya se obligó a las empresas a cambiar el control horario por uno más exhaustivo, pero no marcó las formas de hacerlo. Esto abrió la puerta a seguir haciendo el registro horario por medios tan manipulables como el papel.

La nueva normativa persigue un registro de la jornada eficaz, objetivo, fiable, accesible e interoperable. ¿Qué significa esto?

• El sistema debe ser obligatoriamente digital. Se va a eliminar el uso de papel u otros sistemas analógicos. El uso de Excel tampoco será válido.
• El sistema deberá ser fiable. Los datos introducidos reflejarán de forma fehaciente la jornada laboral y difícilmente podrán ser modificados para garantizar la integridad de los registros.
• La Inspección de Trabajo deberá poder acceder de forma remota al sistema, así como la representación de las personas trabajadoras.
• Además, cada persona trabajadora deberá poder acceder con su identidad y sin dificultades.
• Recordamos que los sistemas biométricos y de huella dactilar están prohibidos previamente por considerarse excesivos e intrusivos con el derecho a la intimidad.

¿Cuáles serán los métodos válidos para el control horario?

Estas son algunas de las opciones válidas para realizar el registro horario en las empresas y organizaciones.

• Sistemas en escritorio.
• App de control horario.
• Máquinas con sistemas RFID o QR.
• Enlaces web.

Actualmente esta normativa está en proceso de ser aprobada. Se estima que entre en vigor en verano de 2025 y su aplicación se produzca antes del 31 de diciembre de 2025. Sigue pendiente la publicación de los requerimientos técnicos específicos para adaptar las soluciones de registro de jornada.

El punto clave desde un punto de vista técnico, y que aún no está definido, es el relacionado con el acceso remoto exigido por la Inspección de Trabajo. Deben poder consultar los datos en tiempo real y desde cualquier lugar de forma telemática con el objetivo de detectar irregularidades, así como garantizar que la nueva reducción de jornada se cumpla.

¿Cómo deberá ser el fichaje?

Estos son los principales elementos que deberán ser recogidos en los registros horarios.

• Registro horario diario individualizado: cada turno será registrado diariamente y de manera específica para cada empleado. No se deberá omitir ningún dato.
• Datos de identificación de la empresa: el sistema debe incluir claramente los datos de la empresa responsable.
• Información del empleado: cada registro debe detallar los datos de la persona trabajadora correspondiente.
• Fecha de la jornada: es imprescindible que se especifique la fecha exacta a la que corresponde cada jornada laboral.
• Horas de entrada y salida: el registro debe reflejar con precisión la hora exacta en la que el empleado comienza y finaliza su turno.
• Conservación de los registros: la normativa exige que los registros se archiven durante al menos cuatro años.
• Acceso a los registros: los datos deben estar disponibles para los empleados, sus representantes y la Inspección de Trabajo en cualquier momento.

Además, el registro deberá cumplir con los tiempos máximos de trabajo, descansos y otro tipo de condiciones recogidas en el Estatuto de los Trabajadores y en los distintos convenios colectivos.

Obligaciones para los trabajadores

El Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, ya recogía la obligación de que todas las personas trabajadoras realicen el registro horario de su jornada laboral.

Existen ciertas excepciones marcadas por la ley como trabajadores con un régimen pactado de libre disponibilidad, personal de alta dirección, abogados, deportistas profesionales, artistas, servicio del hogar familiar, trabajadores con discapacidad en centros especiales de empleo y otros de carácter especial.

Nuevas sanciones

Las sanciones anunciadas, aunque aún están sin definir, ya se prevé que serán más duras en los casos en los que no se cumplan los horarios pactados o que la forma de registro no sea digital e interoperable.

Las multas, en vez de ser globales por empresa, serán por cada persona trabajadora afectada. En el caso de no usar medios digitales o directamente no fichar supondrá una multa de 10.000 € multiplicada por cada empleado.

Ventajas y desventajas del registro horario digital

Los sistemas digitales para el registro horario cuentan con una serie de beneficios relacionados con la fiabilidad, la garantía legal, la monitorización de las jornadas y las facilidades para el análisis de los datos, entre otros.

Uno de los principales beneficios de esta fórmula para las empresas es que se podrá monitorizar las jornadas de cada trabajador y/o equipo para optimizar el tiempo y detectar errores, ausencias u exceso de horas extras.

Por el contrario, la inversión inicial, el proceso de implantación y la resistencia al cambio son algunas de las desventajas que podemos encontrar en estos sistemas digitales. Por descontado, ya no podrán utilizarse cuando la ley entre en vigor.

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